Het verhogen van de efficiëntie binnen bedrijven is van levensbelang. Het zorgt niet alleen voor een kostenbesparing (en ik bedoel: welk bedrijf wil dat nu niet?), maar het draagt ook nog eens bij aan meer werkplezier omdat je bepaalde zaken kan automatiseren of zelfs kan uitbesteden. Leren hoe jij de efficiëntie binnen jouw bedrijf kan verhogen? Deze 5 stappen gaan je helpen!
Inhoud
Breng al je werkzaamheden in kaart en time ze
Stap 1 bij het verhogen van je efficiëntie binnen je bedrijf, is in kaart brengen van alle werkzaamheden die je als bedrijf uitvoert. Dit kun je doen op persoonsniveau, maar ook op bedrijfsniveau in het algemeen. Vervolgens is het belangrijk om elke stap in te timen. Hoeveel tijd ben je kwijt met bepaalde werkzaamheden. En vind je het leuk om deze werkzaamheden uit te voeren? De volgende stap is heel kritisch kijken naar al je werkzaamheden: waar krijg je energie van en wat kost je energie? En waar ben je goed in en waar ben je minder goed in en kost het jou meer dan tijd een ander?
Het kost wat tijd om dit in kaart te brengen, maar daarna heb je wel een compleet overzicht van de pijnpunten die je het liefst zo snel als mogelijk moet tackelen om de efficiëntie te verhogen binnen je bedrijf.
En of je nu een eenpitter bent, werkt met freelancers of 35 man op de loonlijst hebt staan: dit is voor elk bedrijf belangrijk. Zie het als een procesoptimalisatie wat het hele bedrijf ten goede komt.
Automatiseer je bedrijfsprocessen
Als het goed is, ben je – door het in kaart brengen al je werkzaamheden – erachter gekomen wat voor een werk je allemaal handmatig uitvoert. De volgende stap om efficiënter te werk te gaan, is kijken hoe je bepaalde bedrijfsprocessen kan automatiseren. Oftewel: wat kan een computer software systeem voor jou overnemen?
Denk aan een boekhoudprogramma als je dat nog niet hebt, maar ook aan e-mail marketing programma met een funnel erachter zodat mensen die zich inschrijven automatisch in een mail flow komen. Er zijn honderd en één processen te bedenken die je kan optimaliseren om meer werk te verzetten in minder tijd en dus efficiënter te werken.
Durf uit te besteden
Je bent niet overal in ster in. Dit is misschien niet leuk om te horen, maar wel de realiteit. Dus hop: kijk eens heel kritisch naar al je werkzaamheden die je uitvoert. Waar word je niet blij van en ben je stiekem ook niet zo goed in?
Is dat je eigen online marketing, acquisitie of juist de inkoop? Wat het ook is: maak voor jezelf een plan en ga op onderzoek hoe je het werk kunt uitbesteden. En bedenk maar zo: de kans is groot dat je het werk beter kunt uitbesteden en meer tijd en energie steken in je eigen bedrijf. Daar ligt jouw passie en de kans is groot dat je jezelf voor meer geld kan verkopen dan het kost om iemand in te huren.
Wordt elke dag een beetje beter
In het boek Elementaire gewoontes wordt heel erg benadrukt dat het belangrijk is om jezelf en bedrijfsprocessen continu te verbeteren. Mensen vinden het vaak eng om opeens heel veel veranderingen door te voeren. Daarom pleit dit boek dat het belangrijk is om elke keer 1% beter te worden. Dit lijkt niet veel, maar in the end heb je meer stappen gezet dan je van te voren verwacht had.
Daarnaast: door elke dag een heel klein beetje beter te worden in jouw werk of in bepaalde processen, zul je zien dat je uiteindelijk heel eenvoudig bepaalde gedragsveranderingen kan toepassen. Deze regel kun je overigens ook prima toepassen op persoonlijk vlak.
Wat levert het op?
Allemaal leuk en aardig deze stappen om je efficiëntie te verbeteren in je bedrijf, maar wat levert het op? Tijd. Door je werk veel efficiënter in te richten, bespaar je heel veel tijd. En we weten allemaal dat tijd geld is. Dus in the end levert het een kostenbesparing op, verzet jezelf of je werknemers meer werk in minder tijd. En dit alles zorgt uiteindelijk voor hogere marges en meer winst. En eerlijk is eerlijk: dat willen we allemaal. In minder tijd, wel hetzelfde werk verzetten. Dan houd je tijd over voor leuke dingen of je kan meer werk verzetten en dus ook meer geld verdienen.
Mocht je wel wat hulp kunnen gebruiken bij het verhogen van je efficiëntie binnen je bedrijf, zijn er gelukkig genoeg hulplijnen die je kunt inschakelen. Denk daarbij aan Blom continu verbeteren. Een consultancy bedrijf dat specifiek productiebedrijven helpt bij het continu verbeteren van bedrijfsprocessen.
Bonus tip: recent las ik het boek Grip van Rick Pastoor. En dat was oprecht een van de beste boeken die ik ooit gelezen heb. Hij is denk ik de bekendste productiviteits goeroe van Nederland. Zijn boek is heel concreet vol met stappen om je leven efficiënter in te richten.
